Die Ablage von Dokumenten in klassischen Ordnerstrukturen, sei es analog oder digital, hat immer zur Folge, dass ein Dokument nur aus einer Blickrichtung betrachtet werden kann. Auf ein Dokument sollte man aber im Optimalfall aus verschiedenen Blickrichtungen zugreifen können. Der Einkauf betrachtet zum Beispiel Rechnungen ausgehend von einem Lieferantenverzeichnis, die Buchhaltung benötigt den Zugriff über einen Buchungskreis und der Verkauf über eine Kundenakte.

Eine Rechnung hat beispielsweise mehrere Attribute, welche für verschiedene Zugriffsberechtigte anders dargestellt und eigentlich in verschiedenen Ordnern archiviert werden müssten. Mit der 3-D-Datenmodellierung können Sie Dokumenten verschiedene Attribute zuweisen. Jede Zugriffsberechtigung hat dann in der für sie benötigten Darstellung (z.B. Sortierung nach Lieferant, Fälligkeit, Eingangsdatum, Angebot usw.) in virtuellen Ordnern Zugriff auf die Dokumente. Die Dokumente selbst werden unternehmensweit an einer zentralen Stelle gespeichert, während die Zugriffsberechtigten nur in der für sie benötigten Blickrichtung auf die Dokumente Zugriff haben.

Der Umgang mit den Grunddienstbarkeiten (siehe Glossar) stellt für viele Energieversorger (EVU) im Arbeitsalltag einen unnötig zeitraubenden Prozess dar. Die digitale Abbildung der Grunddienstbarkeit im GIS vereinfacht und beschleunigt diese Prozesskette.

Die im Verlauf der Jahre aufgrund von Leitungsverlegung erworbenen Rechte an Privatgrundstücken (Grunddienstbarkeiten) sind bei vielen EVUs immer noch in Papierakten dokumentiert. Die gesamte Korrespondenz wie Verträge, Urkunden, Karten, Grundbuchauszüge, Vollmachten usw. sind für die Mitarbeiter im Außendienst im akuten Klärungsfall nicht verfügbar. Teilweise erschweren hausinterne Zuständigkeitswechsel oder geänderte Ordnungssysteme die Recherche so dass die Akten mühsam Jahr für Jahr gesichtet werden oder Dokumente im ungünstigsten Fall neu angefordert werden müssen. Besonders unangenehm ist dies bei Missverständnissen mit Grundbesitzern, wo Arbeiten teilweise eingestellt oder durch die aufwändige Recherche verzögert werden.

Mittels einer Digitalisierung der Papierakten und der gleichzeitigen Verknüpfung der Dokumente mit dem Geo-Informations-System profitiert das EVU mehrfac

• Übersichtlichkeit und Datenkonsistenz durch ein einheitliches und simples Ablage- und Ordnungssystem
• Datensicherheit aufgrund der zusätzlichen digitalen Ablage im zertifizierten Rechenzentrum
• Mitarbeiter verfügen auch unterwegs mit dem Auskunftssystem über alle notwendigen Informationen und Nachweise und müssen nicht zeitaufwendig nachfragen bzw. die Arbeiten zurückstellen
• Die Planung im Unternehmen wird vereinfacht und ist durch die schnelle Verfügbarkeit von Informationen zeitlich besser koordinierbar

Um von der digitalen Abbildung der Grunddienstbarkeit profitieren zu können, sind zunächst einige vorbereitende Arbeitsschritte erforderlic

• Alle relevanten Dokumente der Papierakte müssen eingescannt werden.
• Eine einheitliche Ablageplattform für die Akten muss geschaffen werden.
• Jede Akte erhält eine eindeutige Bezeichnung Vorgangsnummer und Lagebezeichnung ‘Straße‘ (Gd_00002_Jakobsweg).
• Die Benennung der Ordner orientiert sich an der Aktenbezeichnung.
• Die Struktur unterhalb des Ordners teilt sich in die Bereiche ‘in Bearbeitung‘ und ‘Freigegeben‘ auf.
• Der Ordner ‘in Bearbeitung‘ beinhaltet alle Scans und die Komplettakte als bearbeitbares Word-Dokument (.docx).
• Der Ordner ‘Freigegeben‘ enthält ausschließlich die Komplettakte im Format PDF.

Im Anschluss wird die so erzeugte ‚Akte‘ als Verbunddokument im Smallworld GIS an die Objektklassen ‚Gas Schutzstreifen‘ oder ‚Wasser Schutzstreifen‘ angehängt. Ab sofort ist dann im GIS als auch im Auskunftssystem ersichtlich, dass es hier eine eingetragene Grunddienstbarkeit gibt und die Mitarbeiter können die vorhandenen Objekte abfragen. Mittels Autorisierung kann die Akte einem definierten Anwenderkreis zugänglich gemacht werden und der Datenschutz ist gewährleistet.

Durch den Prozess der automatischen Aktualisierung des Lovion BIS ist die Verfügbarkeit im Auskunftssystem gewährleistet. Bei einer nachträglichen Modifizierung der Akte (eine neue Version eines Dokumentes) wird, Namensgleichheit vorausgesetzt, automatisch die aktuelle Datei bereitgestellt. Im GIS sind keine weiteren Tätigkeiten erforderlich.

Sollten Sie Fragen oder Interesse an der digitalen Abbildung der Grunddienstbarkeit im GIS haben, können Sie sich gerne an Herrn Kathe (05241/9463-36, kathe@aov.de) wenden.

Glossar

Eine Grunddienstbarkeit ist die Belastung eines Grundstücks oder grundstücksgleichen Rechts (des dienenden Grundstücks) zugunsten des Eigentümers eines anderen Grundstücks (des herrschenden Grundstücks) in der Weise, dass der Eigentümer des dienenden Grundstücks in einzelnen Beziehungen nutzen kann. Ein Beispiel dafür ist das Wegerecht.

In der Praxis wird die Grunddienstbarkeit vor allem zur individuellen Gestaltung der Rechtsbeziehungen von Nachbarn eingesetzt, um durch Wege-, Überfahrts- oder Leitungsrechte (für Wasser, Abwasser, elektrischen Strom usw.) die Nutzbarkeit insbesondere eines Hinterliegergrundstücks zu regeln. Eine bloße vertragliche Vereinbarung der Parteien ist hier in der Regel nicht ausreichend, weil der Berechtigte sie nicht dem Erwerber des belasteten Grundstücks entgegenhalten könnte.

Leitungsrecht ist das dingliches Recht eines Versorgungsunternehmens oder Telekommunikationsunternehmen, auf einem fremden Grundstück oder grundstücksgleichen Recht eine oder mehrere Leitungen zu verlegen und zu betreiben.

Einfach – Digital – Sicher : Die Leon APP zur Besucherregistrierung

Im Zuge der Corona-Situation sind Gewerbekunden und Behörden teilweise verpflichtet, mittels Nachhaltung der Daten ihrer Gäste im Falle eines Corona-Ausbruches eine Nachverfolgung der potenziell Betroffenen für das Gesundheitsamt zu ermöglichen. Die Leon-App der aov unterstützt Sie und Ihre Endkunden dabei!

Um für Sie und Ihre Kunden den dadurch entstehenden Personal- und Organisationsaufwand zu minimieren, hat aov für Sie die Leon-APP entwickelt.

Nutzen Sie die Vorteile:

• Keine Zettelwirtschaft: Digitale und einfache QR-Code-basierte Besucherregistrierung
• Datenhaltung und Sicherheit: In Deutschland (aov-Rechenzentrum in Gütersloh)
• Kundenbindung: Stellen Sie die APP auch Ihren Gewerbekunden z.B. in der Gastronomie oder dem Einzelhandel zur Verfügung
• Standortdarstellung: Verschiedene Auswertungsmöglichkeiten je Standort

Als Nutzer von unseren bereits bestehenden Portallösungen (aPortal oder iKunde) bieten wir Ihnen die Nutzung der Leon-APP kostenfrei an.

Sie möchten mehr erfahren? Gerne steht Ihnen Herr Marc Brecht (brechtmail@aovweb.de, 05241/9463-77) in einem persönlichen Gespräch zur Verfügung.

Vereinfachen sie ihre Prozesse im Zähler- und Messwesen mit dem Einsatz von Apps: Hier am Beispiel der Turnusablesung.

Mit einem mobilen Gerät wie Smartphone oder Tablet können ihre Mitarbeiter betriebssystemunabhängig und bequem die Turnusablesungen durchführen. Die progressive Web App wird dabei mittels URL aufgerufen und kann auch offline genutzt werden.

Durchzuführende Ableseaufträge werden den Mitarbeitern vorab im SAP zugeteilt. Der Mitarbeiter ruft seine Ableseaufträge übersichtlich und nach individueller Filterung (z.B. nach Personen oder Straßen) mit dem jeweiligen Ablesestatus ab. Eine Vorgruppierung der Ableseobjekte kann in der App nach bestimmten Kriterien (z.B. nach Ortsteilen) durch den Ableser selbst vorgenommen werden.

Bei der eigentlichen Zählerstandserfassung kann der Mitarbeiter entweder die Ablesedaten lokal auf dem Gerät speichern oder diese mittels direkter SAP-Anbindung und Live-Synchronisation in das SAP übertragen.

Erfahren Sie mehr ...

Mit der Lösung aCloud stellt aov eine sichere Datenaustauschplattform zur Verfügung und ermöglicht den sicheren Datenaustausch zwischen Systemen innerhalb und außerhalb des eigenen Netzwerks.

Die aCloud-Lösung basiert auf der openSource-Lösung Nextcloud und bietet einen plattformunabhängigen, modernen und benutzerfreundlichen Web-Client. Darüber hinaus stehen native Clients für aktuelle Versionen der folgenden Betriebsumgebungen zur Verfügung.

• IOS 8 oder höher
• Android 4.0 oder höher
• Windows 7, 8.x, 10
• MAC OSX 10.9+, 64 Bit

Alle Dokumente werden verschlüsselt auf Systemen im TÜV-geprüften und ISO 27001:2013 zertifiziertem aov-Rechenzentrum gespeichert und sind sowohl aus dem Netz des Auftraggebers als auch aus dem Internet direkt erreichbar. Da in die Verschlüsselung das Passwort des Benutzers einbezogen wird, sind die Dokumente ohne dieses Passwort für niemanden entschlüsselbar und somit lesbar.

Wesentliche Funktionen der Lösung sind:

• Zugriff auf alle Dokumente von überall her und mit fast jedem Endgerät
• Einfach zu bedienendes Web-Frontend
• Teilen von Dokumenten mit anderen Anwendern innerhalb der Anwendergruppe
• Erstellen und Versenden von passwortgeschützten, öffentlichen Links an beliebige Email-Empfänger
• Verwalten von Benachrichtigungen über Aktivitäten mit den eigenen Dateien
• Integrierter Virenscan beim Upload

Das System der aov ist von der aktuellen Security-Warnung des BSI nicht betroffen. Es erhält bei dem vom BSI empfohlenen Sicherheitsscan (https://scan.nextcloud.com/) sogar die höchstmögliche Bewertung.

Durch den Einsatz der aov Aktenlösungen aRchiv wird die digitale Erfassung und zentrale Ablage der Dokumente ermöglicht. Auf dieser Basis kann der Dokumentenbestand systematisch verwaltet und ausgewertet werden. Die Nutzung der Aktenlösungen führt zu schnelleren Durchlaufzeiten und transparenteren Genehmigungsprozessen. Alle Dokumente werden elektronisch archiviert und können jederzeit und überall in der aktuellsten Version aus dem Unternehmensarchiv aufgerufen werden.

Die aRchiv Aktenlösungen bieten einen plattformunabhängigen, modernen und benutzerfreundlichen Web-Client. Alle Dokumente werden revisionssicher auf Systemen im TÜV-geprüften und ISO 27001:2013 zertifiziertem aov Rechenzentrum archiviert.

Auf einen Blick:

• Unterstützung papierloses Büro
• Zentraler Zugriff
• Beschleunigung der Geschäftsprozesse durch komfortable Suchfunktionen
• Revisionssicheres Archiv
• Berechtigungsorientierter Zugriff auf Dokumente
• Transparenz durch digitales Archiv

Viele ERP-Systeme sind heute in der Lage Zahlungsverkehrsdateien im Format DTAUS oder SEPA zur Verfügung zu stellen und Kontenstandsinformationen im Format MT940 zu verarbeiten. Diese Dateien werden in vielen Fällen durch eine bankspezifische Softwarelösung erstellt, die in der Regel nur an einem einzelnen Arbeitsplatz installiert ist. Von diesem Arbeitsplatz aus werden die Dateien zu der Bank übertragen oder manuell auf einem Datenträger (Diskette) zur Bank gebracht.

Um den wachsenden Anforderungen in Hinblick auf den elektronischen Datenaustausch gerecht zu werden, setzt AOV für den automatisierten elektronischen Zahlungsvekehr eine Lösung ein, die auf den Produkten TRAVIC-Link und TRAVIC-Port basiert. Die Lösung dient dazu, den Datenaustausch mit den Banken automatisiert und zuverlässig abzuwickeln. TRAVIC-Link setzt vollständig auf den Standard EBICS und unterstützt die Abwicklung des europäischen Zahlungsverkehrs nach dem SEPA-Verfahren. TRAVIC-Port bietet außerdem ein komfortables Webportal mit Signaturkomponente zur digitalen Unterschrift der Zahlläufe.

Zahlungsverkehr

Die Zahlungsverkehrsdateien werden nach Erstellung der Datei im ERP-System automatisch zur jeweiligen Hausbank des Kunden transferiert. Die Freigabe der Zahlungsverkehrsdateien erfolgt in einem zweiten Schritt mittels elektronischer Signatur (wahlweise mit oder ohne Kartenleser). Das System kann dabei so eingestellt werden, dass die Freigabe durch zwei Kontobevollmächtigte erfolgen muss. Zusätzlich werden die bei der Bank hinterlegten Kontovollmachten berücksichtigt.

Elektronischer Kontoauszug

In den frühen Morgenstunden holt TRAVIC-Link vollautomatisch die elektronischen Kontoauszüge von den Banken ab und überträgt diese zur Weiterverarbeitung auf die hinterlegten ERP-Systeme. Die Kontoinformationen stehen dem Sachbearbeiter also direkt und unkompliziert zur Einbuchung zur Verfügung.

Zusatzfunktionen

Zur Abrundung des Funktionsumfangs bietet die TRAVIC-Port Portallösung die folgenden Zusatzfunktionen:

• Anzeigen des Kontostands inkl. der einzelnen Buchungen
• Manuelles Erfassen einer Überweisung

Die im Rahmen der EDIFACT-basierten Marktkommunikation verschickten und empfangenen E-Mails sind aufbewahrungspflichtig, da diese Nachrichten als Urbeleg die Grundlage der Geschäftsprozesse darstellen.

Als Ergänzung zur Lösung für den Versand und Empfang von verschlüsselten und signierten E-Mails bietet aov die Nutzung einer ASP-Lösung zur Emailarchivierung. In einem revisionssicheren Archivsystem werden sämtliche im Rahmen der Marktkommunikation empfangenen und versandten E-Mails gesichert und stehen dem Kunden jederzeit zur Verfügung.

Der Funktionsumfang der Archivlösung besteht im Einzelnen aus:

• Policy-basierte Ausleitung von eingehenden E-Mails zu zwei Verarbeitungszeitpunkten
  • Im Orginalformat
  • Nach der Entschlüsselung, dem Prüfen der Signatur und dem Ergänzen des Prüfreports
• Policy-basierte Ausleitung von ausgehenden E-Mails zu drei Verarbeitungszeitpunkten
  • Im Orginalzustand
  • Ggf nach dem Ergänzen einer qualifizierten Signatur
  • Nach dem Verschlüsseln und Signieren
• Ablage der E-Mails im revisionssicheren aRchiv
• Extraktion von Meta-Daten aus den eMails
  • Mandant
  • Zeitstempel
  • Absender
  • Empfänger
  • Betreff
  • Kennung
• Zugriff auf das Archiv für definierte Benutzer per Web-Client
• Komfortable Suchfunktionen

Immer mehr Endkunden möchten ihre Daten über eine Online-Lösung verwalten. Bequem von zuhause und zu beliebiger Uhrzeit werden die persönlichen Daten sowie Rechnungsdokumente überprüft oder auch Zählerstände erfasst.

Kunden, die über aPortal mit ihrem Energieversorgungsunternehmen in Kontakt treten, greifen direkt auf die Daten aus dem SAP IS-U-System der aov zu.Das Layout (Logo, Schriftarten und Farben) kann selbstverständlich individuell an den Internetauftritt des Energieversorgungsunternehmens angepasst werden.

Folgende Funktionen stehen dem Endkunden bereits ohne Anmeldung im aPortal zur Verfügung:

• Registrierung
• Kontakt
• Frequent Asked Questions (FAQ)
• Impressum

Nach erfolgreicher Authentifizierung mit Benutzername und Passwort kann der Benutzer auch die Funktionen des registrierten Bereiches nutzen:

• Vertragskontowechsel
• Kundendaten
• Verträge
• Kontoübersicht
• Postfach / Chronik
• Zählerstanderfassung
• Verbrauchshistorie
• Ablesehistorie
• Abschlagsplan
• Rechnungsübersicht
• Rechnungskorrektur
• Rechnungssimulation
• Auszug
• Neuer Vertrag

Die Grundfunktionalitäten von aPortal können bei Bedarf um weitere Komponenten wie eine Akquisestrecke und einen Lastgangviewer erweitert werden. Die Akquisestrecke bietet die Möglichkeit, anhand von im SAP hinterlegten Grundversorgertarifen dem potentiellen Kunden einen passenden Tarif anzubieten, diesen Tarif dem Grundversorgertarif gegenüberzustellen. Sämtliche zum Einzug erforderlichen Daten werden erfasst und an das SAP IS-U übergeben. Der Lastgangviewer bietet die Möglichkeit Sondertarifkunden anhand von MSCONS-Nachrichten mit ¼-Stundenwerten eine komfortable Auswertung ihres Verbrauchsverhaltens (ggf. auch mit Gegenüberstellung der jeweiligen Temperaturdaten) zur Verfügung zu stellen.

Vorteile:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Volle Integration in das Abrechnungssystem
• Integrierte Protokollierung aller Systemänderungen und Zugriffsversuche
• Flexible Anpassung an das Layout des Internet-Auftritts
• Gesicherte SSL-Verbindung (128 bit)
• Reduzierung von Vertriebs- und Verwaltungskosten durch eine transparente Selbstabwicklung der Transaktionen
• Steigerung der Kundenbindung durch einen einfachen und effizienten Service

Als Komplettlösung zur Ermittlung von Zählerständen bietet aov die Kundenselbstablesung an. Von der Ermittlung der Basisdaten, über Erzeugung der Kundenanschreiben, bis hin zur vollautomatisierten Erfassung der Zählerstände und Übertragung der Daten in das SAP IS-U, deckt die Kundenselbstablesung die gesamte Prozesskette ab. Dies erfolgt unabhängig davon, ob nur einzelne Kundensegmente (Beispielsweise „Lieferung in fremde Netze“) oder der gesamte Kundenstamm zur Ablesung aufgefordert werden soll.

Mit einer durchschnittlichen Rücklaufrate von über 90%, erreichen die Kunden der aov kostengünstig ihre Endkunden. Diese können bequem und einfach den Zählerstand auf der Selbstablesekarte eintragen und an das Aktionspostfach der aov zurücksenden. Alternativ bekommt der Kunde die Möglichkeit, seine Zählerstände Online zu erfassen. aov übernimmt den Scan der Ablesekarten und die Übermittlung der Zählerstände in das SAP IS-U.

Druck der Kundenanschreiben

Die Ausgangsdaten werden automatisiert im SAP IS-U erzeugt und zur Weiterverarbeitung im Outputmanagement-System bereitgestellt. Auf Basis eines zuvor definierten Layouts werden die Selbstablesekarten gedruckt, kuvertiert und frankiert. Optional ist eine Zuführung von Beilagen möglich.

Verarbeitung der Selbstablesekarten

Die zurückgesandten Karten werden über unseren Hochleistungs-Scanner per OCR-Schrifterkennung automatisiert ausgelesen und ohne weitere Zwischenschritte nach SAP übertragen.

Erfassung per Internet

Der Kunde kann alternativ seine Zählerstände über das Internet eingeben. Die Interneteingaben werden ohne weitere Zwischenschritte nach SAP übertragen. Die elektronisch erfassten Ablesekarten und Interneteingaben können direkt nach der Verarbeitung über das aov-Intranet eingesehen werden. Es wird sowohl die eingescannte Karte als auch der ausgelesene Zählerstand angezeigt. Zusätzlich kann über ständig aktuelle Statistiken der Rücklauf ermittelt werden.

Archivierung

Nach dem Scannvorgang werden die Ablesekarten und Interneteingaben im optischen Archiv archiviert. Somit können die Scans direkt aus dem SAP abgerufen und angezeigt werden.

Mit den Anforderungen an Versorgungsunternehmen und Kommunen ist LoRaWAN (Long Range Wide Area Network) eine ideale Technologie für die Vernetzung und sichere Kommunikation von IoT-Anwendungen. Die große Reichweite der LoRa-Technik in Verbindung mit deren niedrigem Energieverbrauch machen das LoRaWAN-Netz zu einem wirtschaftlich interessanten Wegbegleiter bei den Meilensteinen zur smarten Stadt.

Smarter mit LoRaWAN

Der Netzwerkaufbau und die Kommunikation der einzelnen LoRaWAN Komponenten machen komfortable IoT-Anwendungen wirtschaftlich erst möglich.

• Smart Metering: Fernauslesung von Wasser-, Gas- sowie Fernwärmezählern mit Weiterverwertung der Daten im Abrechnungssystem
• Smart Parking: Parkplatzbesetzung, Überwachung Feuerwehrzufahrten
• Smart Facility Management: Raumtemperatur, Luftqualität, Tür– und Fensterstatus
• Smart Lights: Status von Beleuchtung
• Smart Environment: Monitoring von Luft– und Wasserqualität sowie Umweltfaktoren
• Smart Waste: Füllstandsmonitoring von Abfallbehältnissen
• Smart Grid: Monitoring von Wasser, Gas, Spannungen und Strom in Netzstrukturen
• Smart District Heating: Fernwärmenetz und Netzinfrastruktur Überwachung

LoRaWAN für ihre Stadt—einfacher als gedacht

Die Einführung von LoRaWAN in ihrer Stadt unterstützt aov mit

• Bereitstellung & Konfiguration der LoRaWAN-Gateways
• Bereitstellung & Konfiguration eines Mandanten für das LoRaWAN-Netzwerk
• Anbindung der Sensoren an den LoRaWAN-Server
• Aufbau eines Dashbords mit Messdaten der Sensoren
• Beschaffung von Sensorik
• Visualisierung der übermittelten Daten aus dem LoRaWAN-Netzwerk in einem Dashbord
• Beratung und Unterstützung rund um das Thema LoRaWAN und Sensorik.

X-RF Datenfunk

Die X-RF Datenfunk Lösung der Infotec AG mit Anbindung an die SAP Materialwirtschaft und Lagerverwaltung stellt auf mobilen Barcode-Scannern die Prozesse Materialentnahme, Materialrückgabe und Inventur zur Verfügung und kann entsprechend modular erweitert werden. Eine Besonderheit der Lösung ist ein völliger Verzicht auf jegliche Middleware oder Subsysteme. X-RF basiert auf Standard-Internettechnologie des SAP-Web- Application-Servers und die damit verbundene Kommunikation auf SAP Enterprise Services. Eine Einführung ist vor diesem Hintergrund ohne aufwendige Konzeption und Beraterleistungen möglich.

iLager

Mit dem aov-Add-On iLager wird mit mobilen Endgeräten auf die SAP ERP Materialwirtschaft zugegriffen. Über WLAN erfolgt eine direkte Anbindung und eine sofortige Buchung und Aktualisierung der Bestände im SAP Core System. 

Lohn– und Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, und –meldungen, Arbeitsverträge …  

Die Menge an Dokumenten im Rahmen der Personalwirtschaft hat in den letzten Jahren eher zu als abgenommen. Die Fülle an Dokumenten in Verbindung mit den Anforderungen an Datensicherheit und Aufbewahrungsfristen füllen Regale an Personalakten. Erleichtern Sie mit aDox Personal den Umgang mit diesen sensiblen Dokumenten.

Zeitgemäße Alternative zum Ausdruck

Als Kunde der aov steht Ihnen unser digitales Archiv aDox für alle mitarbeiterbezogenen Unterlagen als zeitgemäße Alternative zum Ausdruck zur Verfügung. Ihre Mitarbeiter haben mittels eines passwortgeschützten Zugangs jederzeit Zugriff auf die Unterlagen.
Dabei ist aDox insbesondere auf die Nutzung mit mobilen Endgeräten ausgelegt.

Zuverlässig und Flexibel

Anstelle des Ausdrucks werden die Dokumente von unserem Outputmanagementsystem direkt und vollautomatisch in aDox abgelegt. Mitarbeiter haben die Möglichkeit wichtige Unterlagen wie z.B. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen schnell und einfach hochzuladen und so der Personalabteilung dokumentiert zur Verfügung zu stellen.

Der administrative Zugang zu aDox ermöglicht Ihnen eine einfache Verwaltung Ihrer Mitarbeiter-Daten.

Effizient und praxisnah

Alle Dateien in aDox stehen sowohl der Personalabteilung als auch dem Mitarbeiter revisionssicher zur Verfügung - in Einklang mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und unter Beachtung der EU-Datenschutzrichtlinien. Ausgeschiedene Mitarbeiter können auf Wunsch weiterhin Zugriff auf die Dokumente erhalten. Über den Eingang neu eingestellter Dokumente werden die Benutzer sofort informiert und können direkt auf das neue Dokument zugreifen.

Systemunabhängig und Sicher

Die Nutzung von aDox ist unabhängig von der bei Ihnen eingesetzten Personalabrechnungssoftware. Die Leistungen unseres ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Rechenzentrums gewährleisten hohe, revisionssichere Sicherheitsstandards für Ihre Personaldaten.

Durch die Pandemie COVID-19 stehen viele Unternehmen und Betreiber von öffentlich zugänglichen Bereichen vor der Herausforderung einer kontrollierten Einlassgewährung von Besuchern entsprechend der einzuhaltenden Vorschriften (max. Anzahl von Besuchern). Die Öffnung der Freibäder ist neben Museen, Kundencentern, Rathäusern, u.v.m. ein kritischer Bereich und bedarf einer gesicherten Beschränkung der Besucherzahl.

Die aov IT.Services GmbH in Gütersloh hat für Ihre Kunden eine digitale Lösung entwickelt, die genau diese Anforderungen komfortabel und einfach bedient.

Mit präzisen Stereokamerasystemen in Gebäuden oder öffentlichen Räumen können die Kunden in Echtzeit eine genaue Angabe über die Anzahl ihrer Gäste auswerten und dadurch die mengenmäßige Beschränkung von Gästen steuern.

Auf der Homepage ist für die Gäste und Kunden ein Status der aktuellen Situation ersichtlich. Eine der Stereokameras kann bis zu 200 Personen gleichzeitig mit einer Genauigkeit von bis zu 90 % verfolgen. Die Geräte können in Innen- und Außenbereichen gleichermaßen eingesetzt werden und bis zu 9 Sensoren können automatisiert zusammen geschaltet und verwaltet werden. Datenschutzrechtlich erfüllen sie die DSVGO-Vorgaben und verfügen über vier individuell anpassbare Anonymisierungslevel.  Für besonders sichere Applikationen sind Passwortschutz sowie Port– und SSL-Zertifikationsmanagement verfügbar. Die intelligente Sensorik kann auf Wunsch mit der Funktion „Mitarbeiterausblendung“ versehen werden, um die Statistiken nicht zu verfälschen. Die von den Sensoren erfassten Daten können beispielsweise auch in externen Systemen für die Automatisierung von Gebäuden (Licht, Klima usw.) oder für Laufweganalysen genutzt werden.

Wickeln Sie durch automatisiertes Erfassen, Prüfen und Buchen eingehender Rechnungen die Geschäftsprozesse im Einkauf und Finanzwesen unkomplizierter und schneller ab.

Die Umstellung auf eine digitale Rechnungseingangsverarbeitung kann für Sie mit tangro schnell und unkompliziert gestaltet werden.

Prozessbeispiel

Kürzere Bearbeitungsprozesse und Mitarbeiterentlastung mittels eines Roboters, der automatisierte Prozessketten systemübergreifend abarbeitet.

Entlasten Sie beispielsweise Ihre Kundenbetreuer indem Sie den aov-Roboter Zählerstandmitteilungen aus einer E-Mail in das SAP eintragen lassen. Im Anschluss könnte der Kunde nach einer Rechnungssimulation seine neuen Abschlagspläne erhalten.

Gerade im Rahmen der Jahresverbrauchsabrechnung oder einem Preisanpassungsschreiben würde dem Kundenservice durch das Abfangen von Zählerstandmeldungen mehr Zeit für komplexere Arbeitsvorgänge und die Kundenberatung geschaffen.

Prozessbeispiel: Zählerstandsmeldungen

Standardrechnungsformular

Die Novellierung des Energiewirtschaftsgesetzes hat zahlreiche Veränderungen im Formularwesen mit sich gezogen. Ziel des Gesetzgebers ist es, die Strom- und Gasrechnungen transparenter und einheitlicher zu gestalten. Als Antwort auf die EnWG Novellierung hat aov das im SAP IS-U eingesetzte Rechnungsformular vollständig neu konzipiert und überarbeitet. Neben den gesetzlichen Anforderungen wird bei der Konzeption Wert auf eine verständliche, den Kunden ansprechende Gestaltung gelegt. Übersichtliche Tabellen, strukturierte Seitenlayouts und ein ausgereifter Satz an standardisierten, kundenfreundlichen Textbausteinen runden das Gesamtbild ab.

Das Standardrechnungsformular deckt sämtliche Sparten eines Energieversorgungsunternehmens ab und bietet an gezielten Stellen weiterhin Freiraum für kundenindividuelle Informationen.

Das Standardrechnungsformular wurde direkt auf Basis der neuesten Formulartechnologie im SAP-Umfeld entwickelt. Die PDF-basierte Formulartechnologie bietet deutlich verbesserte Gestaltungsmöglichkeiten, die dem Layout direkt zu Gute kommen.In den Rechnungen wird grafisch dargestellt, wie sich der Strom- und Gasverbrauch des Endkunden im Verhältnis zu Vergleichskundengruppen entwickelt hat. Basierend auf dem Umsetzungsvorschlag des BDEW/VKU wird dynamisch eine kundenindividuelle Grafik erzeugt, die in Form eines Säulendiagrams den Verbrauch des Endkunden visualisiert.Im Formular wird ein Satz von über 100 Textbausteinen verwendet, um flexibel auf die Endkundensituation reagieren zu können.

Die Texte reagieren unter anderem auf den Rechnungsbetrag, den Zahlungsweg des Kunden, Guthabenverrechnung, Fälligkeitssynchronisation und die Versorgungssituation am Zählpunkt. Je Sparte wird der Verbrauch des Kunden transparent und übersichtlich dargestellt. Neben allgemeinen Informationen zum Vertrag, werden auch alle Angaben zum § 40 EnWG abgebildet. Der Endkunde bekommt seinen Jahresverbrauch im Vergleich zur Vorperiode tabellarisch dargestellt. Die Verbrauchs- und Betragsermittlung reagiert flexibel auf die verschiedenen Zähler- und Tarifkonstellationen.Anstatt der klassischen Einzugsermächtigung, kann dem Rechnungsformular ein SEPA-Mandat beigefügt werden.

Aufgrund der EU-Richtlinie 2014/55/EU müssen öffentliche Auftraggeber zukünftig elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt für die obersten Bundesbehörden ab dem 27.11.2018, ein Jahr später für alle öffentlichen Auftraggeber.

Der Versand von herkömmlichen PDF-Rechnungen erfüllt diese Anforderungen an elektronische Rechnungen nicht. Die Rechnungen müssen vielmehr einen strukturierten Datensatz enthalten, der eine automatische Verarbeitung durch den Empfänger zulässt. Mögliche standardisierte Formate sind ZUGFeRD oder XRechnung.

aov hat für die Umsetzung der Anforderungen die Lösung "SRFdigital" entwickelt. Dabei arbeitet aov sehr eng mit ihrem Partner crossinx GmbH zusammen. crossinx ist der führende eInvoicing-Provider mit Sitz in Frankfurt.

SRFdigital ist vollständig in die SAP IS-U-Lösungen der aov integriert. An der Benutzerschnittstelle wird pro Geschäftspartner und/oder Vertragskonto hinterlegt, in welchem Format die elektronische Vertriebsrechnung übertragen werden soll. Beim Druck wird anstelle der normalen Bearbeitung, die Rechnung in einem neutralen Format an crossinx übergeben. crossinx übernimmt dann die spezielle Aufbereitung im vom Endkunden gewünschten Zielformat.

Mögliche Transportwege sind aktuell die Zustellung per E-Mail oder Portal-Download. crossinx unterstützt darüber hinaus alle gängigen Rechnungsformate (XML,CSV, INVOIC, ZUGFeRD und zukünftig auch XRechnung). Nach der Aufbereitung (und gegebenenfalls dem Versand) der Rechnung durch crossinx, wird die erstellte elektronische Rechnung inkl. Original-PDF an aov zurückgegeben. Die Rechnung wird zum Druckbeleg im Archiv abgelegt und der Versandstatus jeder elektronischen Rechnung wird im SAP ersichtlich.

Planen und Zeichnen, Dokumentieren und Beauskunften mit einem System. Für viele Mitarbeiter im Netzmanagement oder der Planauskunft ist dies bis heute noch nicht selbstverständlich. Dabei kann selbst mit nicht vollständigen GIS-Daten handlungssicheres Arbeiten unkompliziert durchgeführt werden.

Im Fokus sollte immer die Benutzerfreundlichkeit und Datenqualität stehen. Unterschiedliche Ansprüche an den Detailierungsgrad der Daten bzw. die Zuständigkeiten der Mitarbeiter führen oft zum Einsatz unzähliger Softwareprodukte und Archivierungssysteme. Eine einheitliche, standardisierte Vorgehensweise mit hochverfügbaren Daten an jedem Ort scheint vielfach schwer erreichbar.

<h1>Das geht auch einfacher.</h1>

Basis der täglichen Arbeit sind und bleiben die Grunddaten aus dem Geoinformationssystem (GIS). Diese übertragen Sie in Ihre Planungssoftware oder auf die mobilen Geräte Ihres Außendienstes. Sie arbeiten, planen und beauskunften spartenübergreifend nun nicht mehr mit einer gesonderten Zeichensoftware oder im GIS, sondern vollständig integriert in dem BIS Modul Planungssoftware.

Hier stehen Ihnen auch Daten aus anderen Quellen (Straßenplanung, Kataster, Kanaldaten usw.) zur Verfügung, die als DXF-Daten importiert wurden. Letztere liegen als Layer über den GIS-Daten und bieten eine vollständige Ansicht in Ihrer Planungssoftware. Auf dieser Basis ist die Planung und Zeichnung von Netzausbauvarianten einfach und integrativ anwendbar.

Die Zeichnungen führen Sie direkt in der Planungssoftware durch. Je Planung werden diese als sogenannte „Zeichnungsmappe“ hinterlegt. In diesen Zeichnungs-/Planungsmappen können beliebig viele Zeichnungen übersichtlich abgelegt werden. Zusätzliche Informationen wie z. B. Bilder oder PDF‘s ergänzen als s. g. Verbunddokumente bedarfsweise die Planungen, ohne ein weiteres Archivierungsmedium einsetzen zu müssen. Die einzelnen Beschriftungsfelder der „Zeichnung“ können individualisiert und analog Ihrer bestehenden Struktur aufgebaut werden („Bemerkung“, „Aktenbezeichnung“, „Bearbeiter“ usw.).

Die Einfärbung der Planungen erfolgt automatisch entsprechend des von Ihnen definierten Status („Angelegt“, „Planung“, „Projektierung“, „Abgeschlossen“, „Archiviert“).

Via Drag und Drop können Symbole/Werkzeuge eingefügt und genutzt werden. Diese Werkzeuge verfügen über eine gewisse „Intelligenz“, sodass automatisch Angaben wie Leitungslänge, Durchmesser, Materialien, Textinhalte oder besondere Funktionen ausgewertet werden können.

Je nach Anwendungsfall kann der Mitarbeiter durch zahlreiche Filtermöglichkeiten bedarfsgerechte Ansichten zur Planung abrufen. Die implementierte Planungshistorie sichert die Darstellung zurückliegender Zeichnungen, kann aber nach Planungsabschluss oder mit der Übertragung ins GIS auf „unsichtbar“ geschaltet werden. Jede einzelne Zeichnungsmappe kann auf diese Weise separat für die Beauskunftung „sichtbar“ oder „unsichtbar“ sein.

Ihre Vorteile

• Selbst bei noch nicht vollständig aktuellen GIS-Daten sind alle Planungen mit ihren jeweiligen Status für Ihre Mitarbeiter aktuell einsehbar.
• Schnelllebige Bewegungsdaten wie Planungen müssen nicht aufwendig im GIS mitgeführt werden.
• Keine aufwendigen Schnittstellen zu anderer Planungs- und Beauskunftungs-Software
• Für die Zeichnungen in der Planung ist keine zusätzliche Software mit komplexen Bedienoberflächen wie z. B. AutoCAD erforderlich.
• Einheitliche Software mit integrierten Funktionen für unterschiedliche Aufgabenstellungen erleichtert die Bedienbarkeit für alle Anwender.
• Einsparung einer zusätzlichen Ablage- und Verwaltungsstruktur außerhalb der Planungssoftware
• Hohe Verfügbarkeit der Daten